Tietosuojaseloste: henkilöstörekisteri

Päivitetty 2.10.2026.

Rekisterinpitäjä

Työnantaja [yrityksen nimi, Y-tunnus, osoite] on rekisterinpitäjä. Pohjapaketti on työnantajan oma henkilöstöpalvelu, jota käyttävät työntekijät, esihenkilöt ja henkilöstöhallinto.

Yhteydenotot: [sähköposti].

Käsiteltävät tiedot

• Perustiedot: nimi, työsähköposti, puhelin, tehtävänimike, tiimi ja esihenkilö.
• Työsuhde: tyyppi, työaika, alkamis- ja päättymispäivä sekä koeaika.
• Poissaolot: laji (esim. vuosiloma, sairauspoissaolo), ajankohta, päivien määrä, hyväksyntä ja sen tekijä. Sairauspoissaolon syytä tai diagnoosia ei kirjata.
• Vuosilomakertymä, joka lasketaan työsuhteen ja poissaolojen perusteella.
• Hätäyhteyshenkilö ja hänen puhelinnumeronsa, jos työntekijä on ne antanut.
• Perehdytyksen ja työsuhteen päättymisen tehtävät (esim. laitteiden luovutus ja palautus).
• Henkilöstöhallinnon muistiinpanot. Niihin ei kirjata terveystietoja.
• Käyttäjätili, kirjautumisloki ja tapahtumaloki (ks. alla).

Kuka näkee tiedot

• Työntekijä näkee omat tietonsa, poissaolonsa ja lomasaldonsa.
• Esihenkilö näkee suorien alaistensa perus- ja työsuhdetiedot sekä poissaolot. Hän ei näe hätäyhteystietoja eikä henkilöstöhallinnon muistiinpanoja.
• Henkilöstöhallinto näkee kaikki tiedot.

Käsittelyn tarkoitus ja peruste

Tietoja käsitellään työsuhteen hoitamiseksi: poissaolojen ja vuosilomien hallintaan, lomakirjanpitoon (vuosilomalaki 29 §) sekä perehdytykseen ja työsuhteen päättymiseen liittyviin tehtäviin. Peruste on työsopimus ja työnantajan lakisääteiset velvoitteet. Hätäyhteystietojen käsittely perustuu työntekijän suostumukseen, ja hän voi poistaa ne itse.

Säilytysajat

• Perus- ja työsuhdetiedot: työsuhteen ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin laki edellyttää (esim. työtodistuksen antaminen). [Täydennä organisaation säilytysohjeen mukaan.]
• Vuosilomakirjanpito: vähintään kaksi vuotta sen lomakauden päättymisestä, jota merkinnät koskevat.
• Kirjautumisloki 12 kuukautta, tapahtumaloki 24 kuukautta.

Evästeet

Pohjapaketti käyttää vain välttämättömiä evästeitä: kirjautumisistunto ja lomakkeiden suojaus. Istunto päättyy 10 tunnin käyttämättömyyden jälkeen. Seuranta- tai mainosevästeitä ei käytetä.

Tietojen sijainti ja luovutukset

Tiedot tallennetaan EU:n alueella sijaitseville palvelimille ([palveluntarjoaja, sijainti]). Tietoja ei luovuteta eikä siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Palkanlaskentaan siirretään tiedot erikseen [palkanlaskennan palvelu]. Alihankkijat: [palvelinympäristö, sähköpostipalvelu, virheseuranta].

Tietoturva

Yhteydet on salattu (TLS). Salasanat tallennetaan bcrypt-tiivisteinä. Henkilöstöhallinnolta vaaditaan kaksivaiheinen tunnistautuminen. Jokainen muutos kirjataan tapahtumalokiin.

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus saada pääsy tietoihisi, oikaista virheelliset tiedot ja pyytää tarpeettomien tietojen poistamista. Pyynnöt käsittelee henkilöstöhallinto. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle (tietosuoja.fi).